Developing Careers for Office Staff

Fondé en 1863 à San Francisco, ce cabinet d’avocats international compte plus de 1300 avocats répartis au sein de plus de 25 bureaux dans le monde. À Paris, les équipes pluridisciplinaires offrent une assistance juridique globale et interviennent à la fois sur les transactions les plus innovantes et les litiges les plus complexes pour accompagner les sociétés des secteurs de la technologie et de l'innovation, de l'énergie et des infrastructures et de la finance.

Disponibilité : immédiate ou dès que possible

Statut : Employé (CDI)

Lien hiérarchique : Rattachement direct au Directeur Administratif et Financier, et à son adjoint Responsable des Services Généraux.

Horaires : 35 heures réparties sur une plage horaire allant de 8h30 à 19h30 selon les besoins du service

Equipe : Services généraux

Liens : Ensemble des acteurs du cabinet

Rémunération : 35-40K€ sur 13 mois selon profil

Assurer quotidiennement le bon fonctionnement et l’organisation optimale des moyens et services mis à la disposition du personnel du cabinet. La liste ci-dessous présente les principales responsabilités de ce poste. Cette liste n’est pas exhaustive et peut faire l’objet de modifications en fonction des besoins du cabinet.

Service en salle et réception :

• Vérification des salles de réunion et maintien de leur propreté et confort tout au long de la journée.

• Préparation et service des boissons aux visiteurs lors des réunions ; mise en place des plateaux repas et pâtisseries.

• Réservation et aménagement des salles de réunions et des espaces de convivialité pour des évènements (déjeuners, séminaires, etc.).

• Accueil physique et téléphonique des visiteurs et du personnel en appui aux réceptionnistes attitrés.

• Réception et tri du courrier et des journaux.

• Distribution du courrier aux différents services.

• Affranchissement du courrier sortant.

• Envoi des lettres et colis urgents via les prestataires du cabinet.

• Recueil des besoins en reprographie.

• Impression et reliure des documents.

• Gestion des stocks de papeterie et consommables (papier, toner.)

• Commande des fournitures auprès des prestataires du cabinet.

• Gestion des stocks de fournitures.

• Gestion et suivi des incidents liés aux équipements de reprographie et de reliure avec les prestataires du cabinet.

• Nettoyage et réapprovisionnement des machines à café et fontaines à eau.

• Gestion des incidents liées aux machines à café et aux fontaines à eau via les prestataires concernés.

• Gestion des stocks : épicerie, vaisselle, alcool, etc.

• Recherche de nouveaux prestataires ; réalisation d’analyses comparatives.

• Participation aux tâches administratives : saisie des factures, suivi des commandes, appels d’offres.

• Vérification des factures via le logiciel interne (Zeendoc).

Expérience de 2 ans minimum à un poste similaire au sein d’un environnement exigeant : cabinet d’avocats, banque/finance, hôtellerie, restauration.

• Service en salle : Savoir répondre aux demandes des visiteurs avec aisance, professionnalisme et courtoisie.

• Bureautique : Maîtrise de Microsoft Office (notamment Excel pour la gestion des stocks).

• Linguistique : Anglais courant ou bon niveau

• Connaissance de l’entreprise : Compréhension du fonctionnement d’un cabinet d’avocats, de ses services et de ses interlocuteurs principaux ; respect des procédures internes.

• Organisation et planification : Savoir prioriser, hiérarchiser les tâches et travailler dans l'urgence

• Rigueur : Sens de l’organisation, sens du détail, souci de la qualité.

• Autonomie : Sens de l’anticipation, respect des délais, gestion des priorités.

• Discrétion : Respect de la confidentialité des informations traitées.

• Maîtrise de soi : capacité à travailler sous pression, bonne gestion du stress.

• Raisonnement : esprit d’analyse et de synthèse, esprit logique.

• Communication : Bonnes aptitudes en communication interpersonnelle et esprit d’équipe.

• Présentation soignée.

• Attitude positive, souplesse, dynamisme, réactivité et esprit d’initiative.

• Ponctualité.

- Horaires de travail : 35h sur une plage horaire de 08h30-19h30 en fonction des périodes

- Congés : 25 jours de congés payés + 7 jours de ponts à répartir sur l'année

- Tickets restaurants : 11€

- Mutuelle prise en charge à 87% par le cabinet

- Participation & intéressement

- Revue des salaires chaque annnée, bonus discrétionnaire selon performance

- Les heures supplémentaires demandées sont récupérées ou majorées.

- Evènements (team building annuel, christmas party, Halloween, summer party...)

- Comité des fêtes (pots du jeudi tous les 2 mois)

- Tea point dans les étages, espace déjeuner et Frichty, espace bien être avec tarifs préférentiels (esthéticienne, ostéopathe)

- CSE (chèques vacances, réduction cinéma, chèques culture, spectacle à des tarifs préférentiels etc.). Une conciergerie dans l'immeuble est à votre disposition (cordonnier, pressing, esthéticienne, coiffeur, ostéopathe, service mutli-média (qui assure des conseils/réparation pour vos téléphones/ordi personnels).

- Cadeaux de Noël pour le personnel et enfants du personnel

- Prime de rentrée scolaire pour les enfants du personnel/ remboursement de 100€/an par activité sportive ou culturelle

- Il y a une salle de sport sur site accessible gratuitement avec des machines et des cours de sport avec un coach pour 29€/mois sur place, des salles de repos et de siestes sont également sur site