Assistanat Juridique junior - HSJ
Assistanat juridique – Bank Finance CDI H/F 35h
Au sein d’une équipe de 30 personnes, vous avez la charge du secrétariat de haut niveau des associés et avocats de l’équipe Finance & Restructuring dans un contexte international.
Le Cabinet :
Situé dans le 8e arrondissement de Paris, le cabinet vous offre de nombreux avantages tels que la participation, la révision des salaires chaque année, un CSE, un service reprographie en interne, de nombreuses formations et événements, 2 jours de télétravail à l'issue de la période d'essai.
Avec 3 350 avocats dont 540 associés dans 24 bureaux en Europe, Asie-Pacifique, au Moyen-Orient et aux États-Unis, notre client est un acteur majeur du droit des affaires internationales. Implanté en France depuis 1964, avec plus de 120 avocats, dont 34 Associés et 17 avocats Of Counsel, il est l'un des cabinets d'avocats internationaux les plus visibles de la place de Paris et compte parmi ses clients de nombreuses sociétés du CAC 40 et du SBF 120 et des investisseurs institutionnels français et étrangers.
Les missions du poste
Assistant administratif & facturation
• Ouverture des dossiers clients (Intapp), suivi des conflits d'intérêt, préparation de lettres d'engagement en anglais et en français (iManage).
• Préparation et suivi mensuel de la facturation client (Aderant Expert) : vérification des taux, suivi des budgets établis par dossier client en lien avec le collaborateur et l'associé en charge du dossier, finalisation des narratifs/annexes, envoi des factures aux clients, suivi des statuts des factures en cours et suivi du recouvrement en collaboration avec les Chargés Facturation et Recouvrement du département Business Finance.
• Gestion d'agenda complexe : organisation des réunions et déjeuners clients, inscriptions aux conférences et séminaires des membres de l'équipe, coordination des déplacements professionnels des avocats, assistance dans l'organisation des entretiens stagiaires, saisie des absences des avocats dans le système d'information des ressources humaines (Workday).
• Participation dans l'organisation des conférences et séminaires pour le département, en étroite collaboration avec le service Business Development & Communication.
• Enregistrement du temps de travail des avocats (Intapp Time).
• Traitement des notes de frais (Chrome River), suivi des factures fournisseurs et envoi au département Business Finance pour traitement.
• Mise à jour des contacts dans l'outil CRM (InterAction).
• Rédaction des lettres de réponse aux commissaires aux comptes (iManage).
• Relations avec de nombreux interlocuteurs internes/externes, notamment avec les bureaux étrangers.
Profil :
Vous avez une première expérience de 1 à 3 ans au sein d’un cabinet d’avocat où vous avez pu assister une équipe d’associés et de collaborateurs, vous êtes rigoureux et maîtrisez les logiciels et outils bureautiques, vous avez un excellent niveau d'anglais et vous souhaitez intégrer un cabinet international.
- La connaissance des outils Aderant et Intapp sont un plus
- Sens du service client, réactivité, proactivité, gestion des délais
- Personne ayant le sens du détail et de la précision
- Aisance relationnelle à tous les niveaux, écoute, capacité à communiquer aussi bien à l'écrit qu'à l'oral
- Capacité à travailler en autonomie au sein d'une équipe
Informations complémentaires:
Télétravail : 2 jours après la période d'essai et en fonction des équipes
Horaires : 35h 9H30-17H30 (exceptionnellement possibilité de varier de 30 minutes soit 9H00 soit 10H00 selon accord des équipes)
Mutuelle familiale ou individuelle prise en charge à 100% par le cabinet
TR de 9€ (60% pris en charge par HS)
Plan accord participation chaque année
En plus des 25 jours de CP le jour de solidarité ainsi que 2 jours en fin d'année sont offerts
Heures supplémentaires rémunérées ou récupérées
Révision des salaires chaque année entre mars et avril
CSE avec des bons de réductions
Plusieurs événements sont organisés comme la fête annuelle de Noel et celle du printemps
La politique de HS est « open door management », ainsi les managers restent disponibles
Un service de reprographie prend le relais sur la repro et les reliures, et le secrétariat du soir prend le relais sur les postes de secrétaire du jour
De nombreuses formations sont proposées afin de vous accueillir et de vous développer tout au long de votre parcours
Le 13ième mois est versé en décembre
Cabinet de 250 personnes avec peu de turnover
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